Jak i gdzie uzyskać akt zgonu?

Gdzie uzyskać akt zgonu?

Trzeba rozróżnić dwa przypadki.

Pierwszy odpis po zgłoszeniu zgonu

Po zgłoszeniu śmierci i sporządzeniu aktu zgonu osoba zgłaszająca otrzymuje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.

W tym przypadku właściwy jest USC odpowiedni dla miejsca, w którym nastąpił zgon.

Kolejny odpis aktu zgonu

Jeżeli akt został już wcześniej sporządzony, a po pewnym czasie potrzebny jest kolejny odpis, wniosek można złożyć w dowolnym USC w Polsce.

Nie trzeba więc wracać do urzędu, który pierwotnie zarejestrował śmierć.

Jak uzyskać kolejny odpis aktu zgonu?

Wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu można złożyć:

• osobiście w USC,
• listownie,
• elektronicznie.

We wniosku należy wskazać dane osoby, której dotyczy akt, oraz określić, jaki rodzaj odpisu jest potrzebny.

Jeżeli wniosek składa osoba, która nie należy do grupy uprawnionej z racji pokrewieństwa, może być konieczne wykazanie interesu prawnego.

Czy można uzyskać akt zgonu online?

Tak, kolejny odpis aktu zgonu można zamówić przez internet.

Warto jednak zwrócić uwagę na zmianę obowiązującą od 2026 roku. Fraza „akt zgonu przez ePUAP” nadal pojawia się w wyszukiwarkach i starszych poradnikach, ale od 1 stycznia 2026 roku elektroniczna obsługa takich wniosków została przeniesiona do systemu e-Doręczeń.

Nie oznacza to, że sam akt zgonu „powstaje online”. Najpierw zgon musi zostać prawidłowo zarejestrowany w USC. Elektronicznie można natomiast złożyć wniosek o wydanie kolejnego odpisu już istniejącego aktu.

Ile kosztuje odpis aktu zgonu w 2026 roku?

Pierwszy odpis skrócony wydawany osobie zgłaszającej zgon po jego rejestracji jest bezpłatny.

Jeżeli później potrzebny jest kolejny odpis, standardowe opłaty wynoszą:

• 22 zł za odpis skrócony aktu zgonu,
• 33 zł za odpis zupełny aktu zgonu.

Jeżeli sprawę załatwia pełnomocnik, może być również pobrana opłata skarbowa za pełnomocnictwo, o ile nie występuje ustawowe zwolnienie.

W niektórych postępowaniach odpis może zostać wydany bez opłaty, np. gdy przepisy przewidują zwolnienie dla konkretnego celu.

Ile odpisów aktu zgonu otrzymuje się bezpłatnie?

Po standardowym zgłoszeniu zgonu USC wydaje osobie zgłaszającej jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.

Jeżeli później potrzebne są dodatkowe egzemplarze, należy o nie wystąpić i co do zasady uiścić odpowiednią opłatę skarbową.

Nie warto więc zakładać, że urząd automatycznie wyda kilka bezpłatnych egzemplarzy dokumentu.

Kto może otrzymać odpis aktu zgonu?

Odpis nie jest wydawany każdej osobie, która o niego poprosi.

Może go otrzymać m.in.:

• małżonek,
• wstępny, np. rodzic lub dziadek,
• zstępny, np. dziecko lub wnuk,
• rodzeństwo,
• przedstawiciel ustawowy,
• opiekun,
• osoba, która wykaże interes prawny.

Dokument mogą otrzymać również określone organy i instytucje publiczne.

Możliwe jest także działanie przez pełnomocnika.

Odpis skrócony a zupełny aktu zgonu – czym się różnią?

Odpis skrócony zawiera aktualne, najważniejsze dane wynikające z aktu stanu cywilnego.

Odpis zupełny obejmuje pełną treść aktu z chwili jego sporządzenia oraz późniejsze wpisy i zmiany.

Do wielu zwykłych formalności wystarcza odpis skrócony, jednak konkretna instytucja może wymagać odpisu zupełnego. Dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić, który rodzaj dokumentu jest potrzebny.

Jak długo czeka się na odpis aktu zgonu?

Jeżeli akt znajduje się już w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, urząd powinien wydać odpis w ciągu 7 dni kalendarzowych.

Jeżeli starszy akt trzeba najpierw przenieść z papierowej księgi do centralnego rejestru, termin może wynieść 7 albo 10 dni roboczych, zależnie od tego, gdzie składany jest wniosek i gdzie przechowywany jest akt.

To dotyczy kolejnych odpisów.

Przy pierwszym zgłoszeniu zgonu akt jest co do zasady sporządzany w dniu zgłoszenia.

Jak uzyskać kolejny odpis aktu zgonu po latach?

Jeżeli akt zgonu został sporządzony wiele lat temu, nadal można wystąpić o jego odpis.

Wniosek składa się w dowolnym USC. Jeżeli dane znajdują się już w centralnym rejestrze, urząd korzysta z nich bez konieczności odszukiwania papierowej księgi.

W przypadku starszych aktów dokument może wymagać wcześniejszego przeniesienia do rejestru, dlatego czas oczekiwania może być dłuższy.

Czy akt zgonu można uzyskać w innym urzędzie niż miejsce zgonu?

Tak, ale trzeba ponownie rozróżnić dwie sytuacje.

Pierwsze zgłoszenie zgonu odbywa się w USC właściwym dla miejsca śmierci.

Jeżeli jednak akt zgonu został już sporządzony i potrzebny jest tylko kolejny odpis, można wystąpić o niego w dowolnym USC w Polsce.

To jedna z najważniejszych różnic praktycznych w całej procedurze.

Akt zgonu cudzoziemca w Polsce – jak wygląda procedura?

Jeżeli cudzoziemiec umrze na terenie Polski, jego zgon podlega rejestracji w polskim USC właściwym dla miejsca śmierci.

Przy formalnościach potrzebne będą dokumenty umożliwiające identyfikację osoby zmarłej, np. paszport, jeżeli cudzoziemiec nie posiadał polskiego dokumentu tożsamości.

Po rejestracji zgonu USC sporządza akt zgonu na takich samych zasadach jak w przypadku obywatela polskiego.

Jak uzyskać polski odpis zagranicznego aktu zgonu?

Jeżeli zgon nastąpił poza Polską i został zarejestrowany przez zagraniczny urząd, możliwe jest przeniesienie zagranicznego aktu zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego. Procedura ta nazywa się transkrypcją.

Najczęściej potrzebne są:

• wniosek o transkrypcję,
• oryginał zagranicznego aktu zgonu,
• tłumaczenie dokumentu na język polski wykonane przez uprawnionego tłumacza,
• ewentualnie apostille lub legalizacja, jeżeli jest wymagana w przypadku dokumentów z danego państwa.

Wniosek można złożyć w USC w Polsce, a w określonych sytuacjach także za pośrednictwem polskiego konsula.

Transkrypcji zagranicznego aktu zgonu nie należy jednak automatycznie utożsamiać z procedurą sprowadzenia zwłok do Polski. Są to dwa odrębne zagadnienia.

Jeżeli śmierć nastąpiła poza krajem i konieczny jest przewóz ciała lub szczątków, szczegółową procedurę opisujemy w poradniku transport zwłok z zagranicy do Polski.

Do czego potrzebny jest odpis aktu zgonu?

Odpis aktu zgonu może być potrzebny przy wielu sprawach załatwianych po śmierci bliskiej osoby, m.in. związanych z:

• postępowaniem spadkowym,
• bankiem,
• ubezpieczeniem,
• rozwiązaniem wybranych umów,
• sprawami majątkowymi,
• innymi postępowaniami urzędowymi i sądowymi.

Nie każda instytucja musi jednak żądać papierowego odpisu. Część danych może być dostępna w rejestrach publicznych, dlatego zawsze warto sprawdzić wymagania konkretnego urzędu lub firmy.

Formalności po śmierci w Warszawie – kto może pomóc?

Po uzyskaniu karty zgonu i zgłoszeniu śmierci w USC pozostają jeszcze formalności dotyczące organizacji ceremonii, cmentarza, ewentualnej kremacji oraz innych spraw związanych z pochówkiem.

W Warszawie może to oznaczać kontakt z kilkoma różnymi instytucjami. Zakład pogrzebowy na Woli może pomóc rodzinie skoordynować formalności związane z dokumentami, cmentarzem i organizacją ceremonii.

Akt zgonu – najważniejsze informacje

Akt zgonu sporządza USC po zgłoszeniu śmierci na podstawie karty zgonu. Pierwszy bezpłatny odpis skrócony otrzymuje osoba zgłaszająca zgon.

Jeżeli kolejny odpis będzie potrzebny później, można wystąpić o niego w dowolnym USC albo złożyć wniosek elektronicznie. W 2026 roku odpis skrócony kosztuje 22 zł, a zupełny 33 zł.

Najważniejsze jest rozróżnienie między pierwszą rejestracją zgonu a późniejszym uzyskiwaniem kolejnych odpisów. To dwie odrębne procedury, choć dotyczą tego samego aktu stanu cywilnego.